Lecture n°6 : Bit Literacy par Mark Hurst

La lecture n°6 du Personal MBA a pour titre Bit Literacy, soit littéralement l'alphabétisation du "bit", ou bit-alphabétisation. L'auteur est Mark Hurst. Diplômé du MIT, Mark Hurst a travaillé avec le fameux Seth Godin, auteur de plusieurs livres de la liste du Personal MBA.

Il y a d'ailleurs une citation de Seth Godin en haut à droit de la couverture : "This is The Elements of Style for the digital age." En d'autres termes, Bit Literacy se veut être les bonnes pratiques et les erreurs à éviter dans un monde où les échanges numériques, sous forme de bits donc, se veulent de plus en plus nombreux entre les individus, en situation professionnelle comme en situation personnelle.

Mark Hurst (MH) utilise souvent dans son livre la notion de "bit-literate", c'est-à-dire quelqu'un qui maîtrise le langage des bits. Je reprendrai dans le résumé ci-dessous ce terme sans chercher à le traduire de manière hasardeuse...

MH introduit son livre en partant du constat que l'accès de plus en plus facile aux bits (Internet) a créé à la fois une opportunité (pour des nouvelles expériences, des nouveaux outils et des nouveaux services) et une nouvelle crise (les gens sont submergés de bits). De plus, cette crise grandit : toujours plus d'emails, toujours plus de bits de forme différente tout le temps.

Le meilleur chemin pour sortir de cette crise est ce que MH appelle la bit literacy, comme le titre du livre, soit un ensemble de compétences pour vivre et travailler avec les bits d'une façon plus saine et plus productive. L'importance de ces compétences ne doit pas être sousestimée, car nous vivons désormais à l'époque des bits : ceux qui savent comment travailler avec les bits seront les maîtres de cette époque et ne seront pas laissés derrière dans tous les métiers et domaines infiltrés par les bits.

Partie 1 : Le contexte


Chapitre 1 : Les bits

Le problème posé par les bits est leur nombre : la majorité des gens ne savent pas gérer les immenses quantité d'informations qu'ils reçoivent. En devenant bit-literate, MH promet d'arriver au sommet de sa profession mais aussi de vivre avec moins de stress, une meilleure santé, et plus de temps libre. La bit-literacy rend les gens meilleurs aujourd'hui, mais les équipe aussi pour demain.

Malheureusement, la plupart des gens ne savent pas qu'il leur faut apprendre la bit-literacy : ils ont déjà l'impression de maîtriser la computer-literacy en cliquant sur des boutons, envoyant des mails, créant des dossiers... Ces compétences étaient sans doute intéressantes dans les années 80, où les ordinateurs n'étaient que de grosses machines à écrire, mais à l'époque des bits, ce n'est plus possible.
Les gens savent peut-être imprimer un doucment ou envoyer un email, mais ils sont impuissants face à l'avalanche de bits.
Les bits ont des propriétés uniques qu'on peut néanmoins utiliser à notre avantage : ils sont légers, rapides, facilement créés et copiés et partagés en quantité infinie, protégés des ravages du temps et libérés des contraintes d'espace et de distance. Mais le paradoxe est qu'ils peuvent nous submerger et devenir un poison.

Chapitre 2 : Les utilisateurs

La plupart des gens submergés par les bits le savent et le reconnaissent. Ce qu'ils ne réalisent peut-être pas est qu'ils en sont responsables. Ils doivent prendre le temps pour devenir bit-literate : c'est un investissement pour le futur.
Aucune technologie, hardware comme software, permet de devenir bit-literate. Devenir bit-literate est un travail que l'on doit réaliser sur soi.
Les utilisateurs qui pratiquent la bit-literacy se trouveront être plus productifs que ceux qui n'ont pas fait cet investissement.

Chapitre 3 : La solution

Il n'y a qu'une seule solution quand on est prit dans l'avalanche de bits : laisser l'avalanche nous passer dessus sans bouger.
Cela ne veut pas dire tout supprimer.
Cela ne veut pas dire non plus ne pas utiliser les bits.
C'est le vide qui va nous permettre de devenir bit-literate. Ce mot est connoté, mais ici le vide permet d'atteindre un état de soulagement.
Les prochains chapitres décrivent la méthode pour atteindre cet état de soulagement.

Partie 2 : La méthode


Chapitre 4 : Gérer les emails entrants

La première compétence à acquérir dans la bit-literacy est de gérer le flux de bits le plus important : l'email.
Il y a une solution simple pour la surcharge de mails : ne pas devenir surchargé !
La surcharge a de nombreux effets négatifs :
- cela prend plus longtemps pour un utilisateur surchargé de répondre à un email entrant car cet email est en compétition avec la horde de mails déjà présents dans la boîte
- prioriser est difficile
- cela prend plus de temps pour trouver un message spécifique dans une boîte mail qui déborde
- c'est difficile de se rappeler quels emails évoquent quels sujets
- un utilisateur débordé par les emails peut diminuer la productivité des autres qui pourraient être inquiétés de ne pas recevoir de réponse à leurs sollicitations
- certains logiciels de messagerie peuvent crasher ou ralentir en cas de surcharge d'emails
- les utilisateurs submergés ne savent jamais s'ils n'ont pas oublié quelque chose d'important dans leur boîte mail
- une boîte mail pleine montre constamment à l'utilisateur à quel point il est loin d'avoir réalisé toutes ses actions.

La raison la plus commune pour la surcharge de boîte mail est que les gens l'utilise pour ce qu'elle n'est pas :
- une todo list
- un système de classement et de rangement
- un calendrier (les notifications de calendrier qui s'empilent)
- une liste de bookmarks, mots de passe, sites web intéressants
- un carnet d'adresses.
C'est une erreur d'utiliser sa boîte mail pour ces fonctions. La boîte mail est appropriée pour stocker temporairement les emails avant qu'ils soient supprimés ou rangés ailleurs. L'email est juste un média, c'est le contenu de l'email qui définit la place où il doit être rangé.
MH utilise une analogie assez amusante : les emails entrants dans notre boîte mail sont comme de la nourriture chinoise dans le réfrigérateur. A consommer dans la journée, au pire le lendemain, sinon ça commence à sentir mauvais.

La solution pour lutter contre la surcharge d'emails est simple : il faut vider sa boîte au moins une fois par jour. Supprimer la plupart des emails, en ranger certains, mais surtout les sortir de la boîte avant qu'ils ne deviennent générateurs de stress.
Il faut se rappeler de trois choses :
- une boîte mail qui déborde va démoraliser l'utilisateur et lui donner un sentiment d'être surchargé de travail
- les bits sont de notre responsabilité : aucun outil ne va gérer nos emails à notre place
- garder la boîte mail vide (exactement zéro).

Quand il s'agit de remettre à zéro sa boîte pour la première fois, MH conseille de traiter "on the fly" tous les emails auxquels on peut répondre en moins de 2 minutes.
Tous les autres mails doivent être traités par catégorie.

MH choisit de ne pas répondre à la question de savoir s'il est bon ou non de laisser son logiciel de messagerie ouvert toute la journée. Selon lui, il n'y a pas de méthode préférable. Il conseille juste de fermer le logiciel quand il s'agit d'être concentré sur une tâche précise.

Chapitre 5 : Gérer les to-do

Les utilisateurs avec une boîte mail vide ont besoin de savoir ce qu'ils doivent faire maintenant. Le vrai travail commence. La bit literacy est encore ici essentiel : elle permet de minimiser le temps de gestion des to-do pour se consacrer au maximum à leur réalisation.

La gestion des emails ne peut adresser à elle seule le problème de la gestion des to-do. En effet, certains to-do arrivent par d'autres moyens que le mail, avec par exemple notre chef qui débarque dans notre bureau et qui nous assigne une nouvelle tâche, ou un engagement que l'on prend lors d'une conférence téléphonique, ou même un email que l'on envoie pour déléguer une tâche à un collaborateur (on se crée ici le to-do de devoir s'assurer que la tâche est bien réalisée).

Les utilisateurs ont donc besoin d'un seul outil, robuste et simple, pour gérer leurs to-do.
La surcharge d'informations vient d'un monde de bits, alors l'outil de gestion de to-do devra également venir d'un monde de bits. Utiliser le papier pour ses to-do n'a pas de sens selon MH, pour des questions d'échelle et pour des questions de temps.

Pour des questions d'échelles : les notes papiers sont efficaces seulement quand il n'y en a peu, mais quand il y en a des dizaines sur des post-it et des feuilles de papier, elles deviennent distrayantes. De plus, impossible de multiplier les to-do sur papier à l'infini car nous sommes limités par la place. Enfin, certains to-do viennent avec un certain nombre d'informations attachées (par exemple une demande de notre chef par mail, avec des documents en pièce jointe et des informations précisées dans le mail).

Pour des questions de temps : nous créons souvent un to-do pour quelque chose qui sera à faire dans le futur. Exemple, quand on passe au pressing le mardi et que l'employé nous annonce qu'on pourra passer reprendre le linge le vendredi. MH conseille alors de créer un to-do immédiatement pour se rappeler de cette tâche. Malheureusement, si ce to-do est inscrit sur un post-it par exemple, il va rester 3 jours devant nos yeux sans aucune valeur ajoutée. Si on pense à un autre exemple où le to-do sera à activer dans un an, on comprend facilement que le papier n'est pas une solution pour gérer les to-do dans le temps.

Comprendre le cycle de vie d'un to-do est important. Il se divise en quatre étapes :
- création
- inactivité (la possible hibernation d'un todo, cf l'exemple du pressing plus haut)
- activation (le moment où le to-do se rappelle à notre bon souvenir, et le moment où il peut donc être réalisé)
- réalisation (et donc supprission du to-do à l'issue de la réalisation).

Un outil de gestion des to-do doit donc permettre aux utilisateurs de bouger leurs to-do d'une phase à une autre. Une liste de to-do qui se voudrait bit-literate doit donc posséder ces quatre caractéristiqus :
- chaque to-do doit être associé avec un jour particulier
- les utilisateurs peuvent créer des nouveaux to-do par email, pour aujourd'hui ou pour le futur
- les to-dos sont rangés chaque jour selon une priorité
- chaque to-do doit comporter un champ qui permet d'y ajouter des informations.

De manière surprenante, aucun outil existe aujourd'hui qui détienne ces quatre caractéristiques. S'il existe, il est trop complexe, à l'image de Microsoft Outlook.

MH propose alors un outil web de gestion des to-do qu'il a développé lui-même et appelé Goodtodo (pour Good Experience To-do List). Cet outil est même disponible sur smartphone iOS et Android.
Chaque to-do est effectivement associé à une journée précise dans Goodtodo. Les to-do sont rangés par ordre de priorité dans l'outil, et très facilement on peut modifier cet ordre. Chaque to-do dispose également d'un champ qui permet d'y entrer des informations.
Mais ce qui me paraît personnellement comme le plus intéressant, c'est qu'il est possible d'enregistrer ses to-do en envoyant un mail à des adresses pré-définies à l'avance.
Par exemple, en rentrant l'adresse "today@goodtodo.com" dans le champ copie d'un mail, un to-do est immédiatement créé dans l'outil à la date d'aujourd'hui. Le sujet du to-do sera le sujet du mail, le champ du to-do sera le champ de l'email.
"tomorrow@goodtodo.com" créera un to-do pour le lendemain.
"2d@gootodo.com", "3w@goodtodo.com", "6m@goodtodo.com" seront des adresses utilisées pour respectivement créer des to-do dans 2 jours, 3 semaines et 6 mois.
"18mar@goodtodo.com" et "2dec@goodtodo.com" seront des adresses utilisées pour respectivement créer des to-do le 18 mars et le 2 décembre.

Cet outil puissant offre, selon MH, un suivi des to-do fiable et précis.

Chapitre 6 : Le régime média

L'un des effets les plus générateurs d'anxiété de notre époque est le sentiment de devoir tout savoir. Réaliser que l'on ne doit pas tout savoir est essentiel si on veut rester sain d'esprit face à l'avalanche d'informations dont on dispose.
Cette avalanche d'informations pour les médias se traduit à la fois offline (magazines, télé, radio, journaux) et online (newsletters, mailing lists, sites, blogs, podcasts...).
Un tel choix de contenu peut apporter les mêmes sentiments qu'une boîte mail surchargée : stress et anxiété.

Selon MH, la première étape pour se rendre maître de cette avalanche de médias est de ne pas se sentir coupable ! On reçoit trop d'informations, ce n'est pas notre faute.

La pratique de la bit-literacy a pour objectif de nous donner la bonne information sans essayer de tout savoir. Cela passe par un régime média : un ensemble élagué de publications qui nous laisse informé de ce qui nous importe le plus.
Le régime média :
- est basé sur ce qui est important pour nous
- se réfère à une minorité de sources fiables
- ignore l'océan de sources vagues et inintéressantes
- est un portfolio actif de sources que l'on peut modifier pour le garder le plus pertinent possible
- est aussi petit que possible.

MH rappelle ici que le temps est notre plus précieuse ressource, donc on doit toujours chercher à passer, élaguer, et supprimer certaines sources.
L'ensemble de nos sources d'informations doit se décomposer en sources principales (consultées dès leur parution et dont le contenu dans son ensemble est intéressant pour nous), de sources secondaires (dont on scanne de manière régulière le contenu), et d'essais (nouvelles publications dont on fait l'essai pour voir si elles peuvent intégrer notre régime média).

MH termine ce chapitre en donnant des conseils sur la lecture d'adresses URL pour éviter le phishing et les sources non fiables, ainsi que des conseils sur les façons de transférer des articles intéressants de l'internet à d'autres personnes.

Chapitre 7 : Gérer les photos

Dans ce chapitre, MH aborde la révolution qu'a entraînée l'apparition du numérique dans le domaine de la photographie. Avant, les pellicules et les tirages coûtaient cher : chaque photo avait de la valeur. Aujourd'hui, avec le numérique, le problème est inverse : chaque scène, chaque pose, peut être prise cinq ou dix fois en photo.
Devant cette nouvelle avalanche de bits, c'est encore à l'utilisateur de faire preuve de sagesse et de trier ses photos avant de les partager.
La bit literacy de MH conseille de mettre en place un système qui permettra de :
- naviguer et retrouver ses photos facilement et rapidement
- partager facilement des photos via le web ou les emails
- éviter le travail supplémentaire de devoir renseigner les tags et autres metadatas
- éviter d'être bloqué par l'utilisation d'un logiciel particulier
- gérer des milliers de photos par an

Ce système est basé sur trois étapes.
La première veut que l'on maximise le nombre de bits, à savoir prendre le maximum de photos d'une situation, d'une personne.
Pas d'inquiétude, car la deuxième est la phase de filtrage : supprimer toutes les photos inutiles, moches, et en double.
Enfin, la troisième étape est de mettre en place deux niveaux de stockage des photos : un premier niveau par année et un deuxième niveau avec des dossiers dont le nom est composé comme suit : mois-événement.
La simplicité de ce système ne demande pas trop à l'utilisateur et est idéal pour retrouver rapidement une photo. On veillera bien à numéroter les mois sur deux chiffres (mai -> 05) pour que les dossiers soient bien classés par ordre chronologique.

Chapitre 8 : Créer les bits

Ce chapitre pourrait se résumer par : "Si tu dois dire quelque chose, fais court."
La bit literacy veut que :
- quand on écrit un email, on soit bref et on aille directement au sujet
- quand on montre des photos, on montre les meilleures
- quand on crée un site internet, on fasse en sorte que l'objet du site soit visible dès la première page dès le premier regard.

Le message qu'on veut faire passer doit être la première chose qu'on expose. cela peut sembler évident mais cette ligne de conduite n'est que trop rarement suivie.
Ainsi, l'objet de l'email suivant "Tout ce que vous devez savoir sur les prochains rendez-vous à Chicago" pourrait être remplacé par "Rendez-vous Chicago : agenda, programme".

Quelques conseils par MH :
- toujours exposer l'idée la plus importante en premier
- exposer l'idée importante suivante en second
- éviter d'exposer une troisième idée
- terminer le message le plus rapidement possible.

Il faut savoir accrocher les gens à qui on s'adresse dès les premiers mots. Le reste de notre intervention n'est plus alors que l'explication de notre accroche.
Une exception à cela : les présentations et articles de presse, qui doivent remettre dans le contexte (titre, date, auteur, éventuellement préface).
Pour garder les messages courts, on peut s'aider d'appendices, qui permettent de rajouter des informations à la fin, par exemple d'une présentation, sans encombrer le déroulé principal.

Enfin, MH termine ce chapitre en émettant quelques conseils divers quand il s'agit de créer des bits :
- éviter les ambiguïtés
- éviter les dates relatives (demain, la semaine prochaine)
- ne jamais créer des bits qu'on ne voudrait pas diffuser au plus grand nombre
- ne jamais être méchant dans un email.


Chapitre 9 : Les formats de fichiers

Quand on crée des bits, il est important de choisir un format de fichier qui puisse contenir le message avec un niveau acceptable de qualité, qui permette à tous les destinataires de télécharger le fichier rapidement et de l'ouvrir facilement, et enfin d'être compatible avec la plus grande partie des ordinateurs et autres devices.

Au niveau des images, on préférera le format JPG et PNG (PNG est à préférer pour les logos et icônes). Ces formats sont légers tout en assurant un bon niveau de qualité pour les images.

Au niveau du son, le MP3 est à privilégier, bien sûr. Léger, et presque d'aussi bonne qualité que son cousin le WAV, le MP3 permet de partager de la musique facilement et rapidement. On préférera éviter l'utilisation de formats qui incorporent des DRM, inventés pour éviter la duplication illégale de la musique, mais qui rendent son partage légal lui aussi plus difficile.

Au niveau des formats texte, le DOC (issu de Microsoft Word) est utilisé dans toutes les entreprises. Son problème est qu'il est lourd (20 ko pour un fichier... vide !) et qu'il est dépendant de Microsoft, une société commerciale. Ainsi, les dernières versions de Word ont vu apparaître un nouveau format de texte, le DOCX, qui est difficilement lisible sur les autres traitements de texte. Les incompatibilités entre les différentes versions de Word existent donc bel et bien, et c'est un problème supplémentaire à gérer pour l'utilisateur. Le format Word englobe également de nombreuses informations invisibles sur les auteurs successifs du fichier et sur les modifications du contenu.
Ainsi, quand il s'agit d'émettre des fichiers texte sans mise en forme particulière, on privilégiera le format TXT, ou ASCII, bien plus léger et compatible avec tous les traitements de texte.
Enfin, le format PDF, difficile à modifier, garantit néanmoins une lecture sur tous les ordinateurs, car Adobe, le propriétaire du format, n'a aucune volonté de fermer le format dans les années à venir, et s'est engagé à supporter le format PDF jusque 2099.

Chapitre 10 : Nommer les fichiers

Dès qu'on crée un fichier, quel que soit son type, le fichier a besoin d'un nom. C'est un choix important car un bon nom permettra au fichier d'être retrouvé longtemps après.

Parmi les pires pratiques de nommage de fichier, on compte :
- les noms non-descriptifs, du type "agenda.doc", qui peuvent se référer à trop de projets différents ou compter des redondances
- les noms qui incluent des mots comme "final", "old", "new"
- les CV qui portent le nom "CV.doc".

MH propose que les fichiers soient nommés de la manière suivante :

initiales-date-sujet.extension

Exemple : ad-0927-blog-lecture6.doc

Ce nommage est universel et permet immédiatement de savoir qui a écrit le fichier, quand, et à quel sujet. A noter que toutes les parties du nom sont séparées par des traits d'union. On peut également utiliser les caractères de soulignement (le fameux "tiret du 8"), mais jamais, bien sûr, les deux à la fois. Les espaces sont à bannir, comme les accents, car reconnus de manière différente par les différents systèmes de fichiers.

Au niveau des initiales, MH indique qu'elles peuvent être omises dans le cas de fichiers personnels destinés à ne pas quitter notre ordinateur. Dans ce cas, il propose de remplacer les initiales par "notes".
Dans le cas d'un fichier destiné à quelqu'un en particulier, on peut également indiquer à la place des initiales du créateur les initiales du destinataire avec le mot "to-" devant.
Exemple : to-jm-0927-methode-blog.pdf

Au niveau de la date, MH préconise de ne pas indiquer l'année, souvent inutile car rares sont les projets de plus d'un an ou nécessitant de remettre la main sur des échanges et fichiers de plus d'un an. C'est néanmoins possible. On utilise alors un format "aammjj" pour obtenir un réel classement par date.

Dans certains dossiers où les fichiers et dossiers sont trop nombreux, on peut choisir d'utiliser le caractère de soulignement, l'arobase, ou même l'espace avant de nommer pour faire remonter automatiquement le fichier en tête de classement alphabétique.

Les fichiers toujours changeant, de type to-do list, "films à voir", ou autre, peuvent se dispenser de ce système de nommage car ils sont personnels et les dater n'a pas de sens.

Enfin MH termine ce chapitre en indiquant que certaines personnes pourraient se demander quel est l'intérêt de nommer les fichiers quand ceux-ci disposent de meta-datas accessibles par n'importe qui.
Tout simplement parce que ces meta-datas ne sont pas fiables. Par exemple parfois à l'ouverture d'un fichier, la date de modification peut être changée.

Chapitre 11 : Stocker les fichiers

Différents types de fichiers doivent être organisés de manière différente. Ainsi les photos peuvent être gérées via un logiciel type Picasa ou iPhoto, et la musique via Itunes.
Mais le bit-literate peut se passer de tels logiciels. Le système de fichiers disponibles sur tous les OS (Windows, Mac, Linux) offre une manière simple et élégante de classer et ranger les fichiers.

Les erreurs communes dans l'utilisation du système de fichier de l'OS sont :
- la création de trop de dossiers de rangement différents
- la création de pas assez de dossiers de rangement
- l'utilisation du bureau pour ranger les fichiers
- une organisation partielle, faite de plusieurs systèmes de rangement inachevés.

Selon MH, organiser les fichiers a un coût : un peu de temps. Dans la majorité des cas, un système de rangement à deux niveaux suffit : un dossier parent (typiquement "mes documents") qui contient les dossiers de niveau 1 (un dossier par projet et par catégorie) mais qui ne contient aucun fichier. Les fichiers sont placés dans les dossiers de niveau 1, pour créer ainsi un deuxième niveau de rangement.

Il faut essayer de limiter les sous-dossiers (et donc la création d'un troisième niveau), mais MH avoue que cela est parfois nécessaire pour les projets lourds où les documents sont légions. MH donne quelques exemples de sous-dossiers possibles : un dossier "old" pour tous les fichiers qu'il faut garder mais plus nécessaires à la bonne marche du projet ; un dossier "livrables" qui contient tous les documents définitifs envoyés au client ; ...

Les dossiers de catégories doivent contenir idéalement un seul type de fichier. Exemple : "notes de frais" ne doit contenir que des fichiers excel de note de frais ; "bonnes remarques" ne doit contenir que les emails de félicitations de notre travail.

Un autre conseil consiste bien sûr à ranger tous les emails importants dans les dossiers de projets : le logiciel de messagerie ne doit pas servir à stocker les mails ainsi que les fichiers importants. Le but de la bit-literacy est de minimiser le nombre possible de lieux pour un fichier donné.

Enfin, MH indique qu'il peut être utile de créer un deuxième dossier parent pour tous les fichiers personnels.


Chapitre 12 : Autres sujets essentiels

Dans ce pénultième chapitre, MH aborde plusieurs sujets.

Le premier : les bit-literate doivent maîtriser parfaitement l'écriture au clavier. Il existe de nombreux logiciels pour s'entraîner et atteindre une vitesse convenable de 60 mots par minute. Il est important de noter qu'à l'ère du bit, la frappe au clavier est décisive en termes de productivité. Les utilisateurs avancés peuvent se tourner vers une nouvelle configuration de clavier, le Dvorak, qui est issu d'une étude sur le placement idéal des lettres sous les doigts. En effet, le clavier Qwerty et Azerty comme on les connaît ont été créés pour limiter l'usure des branches mécaniques à l'époque des machines à écrire : les lettres les plus utilisées sont séparées.

Etre bit-literate, c'est aussi utiliser au maximum les outils d'auto-complétion et d'auto-correction offerts disponibles désormais dans les dernières versions des traitements de texte populaires. Des logiciels existent pour aller plus loin dans l'auto-complétion avec la création libre de raccourcis. MH évoque les logiciels TypeIt4Me ou Typinator pour les utilisateurs Mac et ActiveWords pour les utilisateurs Windows.

Savoir se passer de la souris est également une bonne manière de gagner du temps. Les raccourcis clavier les plus courants sont à connaître par cœur. Configurer ses touches Fn permet également d'accéder plus rapidement à ses programmes les plus utilisés : Word, Excel, Outlook...

Gagner en efficacité en appliquant la bit-literacy, c'est aussi se prémunir des pannes matérielles et autres pertes de données en faisant un backup régulier de ses fichiers sur un disque dur externe et un disque optique (sait-on jamais).

Chapitre 13 : Le futur de la bit-alphabétisation

 Il est clair pour MH que l'avalanche de bits ne fait que commencer. Avec l'apparition de nouveaux devices permettant la création de bits encore plus facilement (exemple les tablettes et les smartphones), il sera également plus facile d'être pris dans cette avalanche sans une formation adéquate.

MH prédit dans son livre (écrit en 2007) qu'un nouveau flux de bits promet d'être plus important que tous les autres : les "life bits", c'est-à-dire toutes ces données émises par nos devices personnels (smartphones, données GPS, ...).

C'est pour lui le bon moment d'apprendre la bit-literacy, car dans l'entreprise d'aujourd'hui et demain, on demandera de plus en plus aux travailleurs de maîtriser leurs bits. En d'autres termes de gagner en efficacité et en productivité avec l'accroissement des bits, et pas l'inverse.

Appendice A : Message aux développeurs

MH adresse dans la première appendice du livre un message aux développeurs, en étant persuadé que les services qui respectent les principes de la bit-literacy et qui respectent donc les utilisateurs sont susceptibles de mieux se vendre. Rester simple et accessible est pour lui une condition nécessaire au succès d'un service.

Appendice B : Mac vs Windows

MH avoue qu'il n'est ni pour le Mac ni pour le PC équipé de Windows. Selon lui, un Mac sorti de son carton est presque aussi inefficace qu'un PC Windows, en termes de bit literacy. Les deux avantages du Mac restent leur simplicité d'utilisation et le fait qu'ils soient moins affectés par les virus : cela en fait déjà un outil intéressant.

Pour devenir bit literate avec un Mac, MH conseille les logiciels suivants :
- QuicKeys pour l'accès en une touche aux applications
- Default Folder pour l'accès en une touche aux dossiers
- Typinator ou TypeIt4Me pour l'auto-complétion
- TextWrangler pour l'éditeur de texte
- AppleWorks pour le traitement de texte
- FileMaker pour les bases de données
- Now Up-to-date pour le calendrier
- Firefox ou Safari comme navigateur
- Mailsmith pour les mails
- Microsoft Office pour la compatibilité avec les documents clients
- Classic Menu et ASM pour retrouver certaines fonctions ergonomiques disparues avec OS 9
- Quicksilver ou Easyfind pour remplacer Spotlight.


Mon avis sur le livre :

Bit Literacy n'est clairement pas le livre qui m'a le plus appris depuis le début du Personal MBA. Beaucoup de conseils sont en réalité du bon sens que j'applique déjà en grande partie. Néanmoins il est intéressant de voire toutes ces bonnes pratiques réunies au sein d'un même ouvrage, à faire lire à tous les gens qui nous entourent (surtout au travail) et qui ont manifestement des difficultés avec l'avalanche de bits.

La gestion des mails, des to-do et le rangement des fichiers sont des chapitres particulièrement intéressants dans ce sens : combien de fois ai-je vécu des situations où des collègues (quand ce n'était pas moi...) n'arrivaient pas à retrouver tel fichier ou à savoir quelle version de fichier était à jour ou non...

Je rejoins l'auteur sur le fait que la bit literacy n'en est qu'à ses débuts. Les bits sont de plus en plus nombreux, et partout. C'est donc un livre salutaire, destiné à rappeler les bases aux plus aguerris ou à montrer la voie aux plus dépassés. Sans doute pas un incontournable, mais une lecture précieuse tout de même.

##############résumé terminé le 27 septembre 2011################

Lecture n°5 : The Power of Less par Leo Babauta

Cinquième lecture du Personal MBA (déjà !), The Power of Less de Leo Babauta dispose d'un sous-titre accrocheur : The 6 essential productivity principles that will change your life.

Leo Babauta (LB) est l'auteur du blog Zen Habits, un blog extrêmement populaire avec plusieurs millions de pages vues par mois.

En introduction de son livre, LB explique que nous sommes dans une époque où nous pouvons réaliser beaucoup plus de choses en beaucoup moins de temps qu'auparavant, mais à l'inverse nous sommes submergés de demandes et de choses à faire, à lire, à regarder. Pour trouver le calme parmi ce chaos, LB croit fermement en la simplicité. Pour lui, la simplicité signifie identifier l'essentiel et éliminer complétement le reste. Il promet que si l'on adopte cette vision, cela pourrait rendre notre vie moins stressante, plus heureuse et peut-être plus productive.

Il raconte ensuite tout ce qu'il a pu accomplir en suivant cette démarche. Dans tous les compartiments de sa vie, LB annonce qu'il a réussi des choses très intéressantes. Cela va de courir un marathon à écrire un livre en passant par rembourser ses dettes et se lever à 4 heures du matin. Il explique que ces accomplissements peuvent sembler énormes, mais que c'est le résultat d'un des six principes du livre, "One Goal", qui consiste à travailler sur un objectif à la fois et procéder par petites tâches, petites étapes pour atteindre cet objectif.

Les six principes de productivité partagés dans le livre sont :

1- Fixer des limites
2- Se concentrer sur l'essentiel
3- Simplifier
4- Focus
5- Créer des habitudes
6- Commencer petit

LB termine son introduction en précisant que ce livre n'est pas un guide pour par exemple courir un marathon ou arrêter de fumer. Par contre, c'est un manuel pour simplifier et se concentrer sur l'essentiel, ce qui peut changer notre vie dans tous ses compartiments.

Le livre est divisé en deux parties. La première partie énonce les 6 principes de productivité, la seconde donne des pistes pour les appliquer.

Partie 1 : Les principes


1- Pourquoi moins c'est mieux

Nous vivons dans un monde où la croyance populaire énonce que "plus c'est mieux". Plus d'argent, une plus grande maison, arriver à faire plus de choses dans la journée...
LB, lui, est convaincu du contraire. Moins c'est mieux. Tout simplement car nous avons des limites : une journée n'a que 24 heures, et essayer d'en faire plus ne garantit pas qu'on va faire mieux. Sans parler du stress et de la fatigue.

LB prend l'exemple du haïku, ces poèmes japonais très codifiés composés de trois vers de 5, 7 et 5 syllabes. Quand un poète compose un haïku, il doit se concentrer sur l'essentiel, choisir les mots précisèment pour expliquer son idée.

De l'haïku on peut déduire les deux premiers principes de productivité du livre.

Principe 1 : En se fixant des limites, on doit choisir l'essentiel. Donc il faut apprendre à se fixer des limites dans tout ce qu'on fait.


Principe 2 : En choisissant l'essentiel, on réalise des choses avec plus d'impact. Il faut toujours choisir l'essentiel pour maximiser notre temps et notre énergie.

Que veut dire "des choses avec plus d'impact" ? Ce sont des choses qui par exemple peuvent
- nous donner une reconnaissance sur le long terme
- nous faire gagner plus d'argent sur la longueur
- être très importantes pour notre société, en termes de revenus, de marque, de nouveaux projets...
- changer notre carrière ou au moins lui donner un coup de boost
- changer notre vie personnelle
- apporter quelque chose à la société.

Comment déterminer les choses qui ont le plus d'impacts ?
Deux méthodes.
La première consiste à examiner sa liste de tâches et à sa demander lesquelles auront le plus d'impact sur notre vie future, sur notre carrière ?
La seconde consiste à examiner sa liste d'objectifs à long terme et à réaliser chaque jour une tâche qui nous rapprochera d'un de ces objectifs.

LB conseille d'utiliser les deux méthodes conjointement.

Pour appliquer des limitations, LB propose par exemple de vérifier ses emails seulement deux fois par jour, de se limiter à trois projets et pas un de plus...
Plus généralement, il faut identifier quels sont les domaines de notre vie où nous nous sentons submergés et les façons de les simplifier en se fixant des limites.


2- L'art de fixer des limites

Se fixer des limites a de nombreux bénéfices. Cela permet de
- simplifier les choses : la vie devient plus gérable et moins stressante
- se concentrer sur les choses : on utilise mieux son énergie
- se concentrer sur les choses importantes : on réalise les choses qui ont réellement un impact sur notre vie
- compléter les choses : moins de choses à faire permet de finir plus facilement ce que l'on commence
- montrer aux autres que notre temps est important en arrêtant d'accepter toutes les demandes des autres
- gagner en efficacité.

A ce point du livre, LB concède qu'on pourrait être tenté par fixer des limites à tous les compartiments de notre vie. Selon lui, c'est la meilleure façon d'échouer et contraire à la philosophie du livre : il faut commencer par un domaine à la fois, et de préférence un domaine où nos chances de succès sont importantes.

Des idées de simplification :
- les emails
- les tâches quotidiennes
- le temps passé au téléphone
- le nombre de projets en cours
- le nombre de projets que l'on suit
- le temps passé sur Internet
- le nombre de choses sur notre bureau.

Comment fixer des limites ?
- Analyser notre niveau d'usage courant (par exemple pour la vérification d'emails : combien de fois dans la journée ?)
- Fixer une limite plus basse
- Tester cette limite pendant une semaine
- Si ça ne fonctionne pas, ajuster pour une nouvelle limite et tester de nouveau
- Continuer à ajuster jusqu'à avoir trouvé la bonne limite et en faire une habitude.

3- Choisir l'essentiel, et simplifier

Ce chapitre explore les principes 2 et 3, à savoir choisir l'essentiel et simplifier.

Comment reconnaître ce qui est essentiel ? C'est une question clé.
Dans tout ce que l'on fait, LB propose 9 points qui permettent d'identifier l'essentiel.

a- se demander quelles sont nos valeurs et réaliser les choses qui suivent nos valeurs et nos principes de vie
b- se demander quels sont nos buts, dans un an, un mois, une semaine ou un jour et réaliser les choses qui nous rapprochent de ces buts
c- se demander ce que l'on aime faire
d- se demander ce qui est important pour nous
e- se demander dans notre liste de tâches ce qui aura le plus d'impact sur notre vie
f- se demander ce qui aura le plus d'impacts sur le long-terme
g- éliminer les désirs et se concentrer sur les besoins
h- éliminer le non-essentiel : parfois il plus simple d'éliminer le non-essentiel que d'identifier l'essentiel
i- continuer ce process dans le temps pour affiner les résultats

LB conseille de prendre un temps chaque jour pour utiliser ce process sur tous nos projets et prendre du recul. Les domaines d'application de ces neuf points sont par exemple :
- les engagements de vie (lesquels sont essentiels et en accord avec nos valeurs ?)
- les objectifs annuels (en choisir deux ou trois, trop en choisir mène à l'échec)
- les projets et tâches de travail (se focaliser sur les tâches ayant le plus d'impacts)
- les emails (choisir les 5 emails qui méritent une réponse, supprimer ou décaler la réponse des autres)
- le désordre (éliminer le désordre en se concentrant sur les besoins versus les désirs)
- une revue régulière pour affiner les résultats

Simplifier ne veut pas dire rendre notre vie vide mais gagner du temps pour faire ce que l'on aime.

Une fois l'essentiel identifié, on peut passer à l'application du principe 3 : la simplification, c'est-à-dire éliminer le non-essentiel. Il s'élimine en déléguant les tâches non-essentielles qui ne peuvent être supprimées. Il faut également savoir dire "non" aux nouvelles tâches que l'on identifie comme non-essentielles. Cela pourrait même avoir la conséquence de rendre nos engagements respectés par les autres, qui comprendront que l'on réalise une tâche, c'est qu'elle est essentielle et importante.


4- Focus, de manière simple

Le principe 4 de productivité est le "focus" pour gagner en efficacité.
LB conseille d'utiliser le focus sur moins de choses pour devenir plus efficace, sur un objectif pour parvenir à le réaliser, sur une seule tâche pour être plus productif, sur le présent pour réduire le stress et l'anxiété.

Se concentrer sur un objectif est le plus important dans la réalisation de cet objectif, plus que l'auto-discipline, plus que la motivation, plus que la récompense.
Se concentrer sur maintenant, et non pas sur le passé ou le futur, est difficile mais permet de gagner en efficacité et de perdre en stress.
Se concentrer sur la tâche actuelle, c'est bannir les distractions les distractions dans la réalisation de sa tâche.
Se concentrer sur le positif permet d'apprécier la situation présente tout en essayant de remplacer ses pensées négatives par des pensées positives.


LB explique qu'il est très important de se concentrer sur une seule tâche. Selon lui, il faut bannir le multi-tâches car :
- c'est moins efficace, car on perd du temps et de l'énergie en switchant de tâche
- c'est plus compliqué, et l'on est plus sensible aux erreurs
- c'est le chemin le plus court vers le chaos.

Comment être mono-tâche ?
- écrire tous les matins les deux ou trois Most Important Things (MIT) à faire en priorité aujourd'hui
- se réserver des temps bloqués de réalisation pour sa tâche, et bannir tous les canaux de distraction (ne pas répondre au téléphone, déconnecter Internet, ne pas répondre aux mails qui pop-upent).
- prendre le temps de souffler quand on sent le besoin urgent de faire autre chose, et se reconcentrer et retourner sur sa tâche
- si d'autres choses viennent nous interrompre, noter quelque part le sujet et se remettre au travail sur la tâche
- processer notre liste de tâches dès que l'on en a terminé une, pour éventuellement replanifier un moment pour réaliser la prochaine
- prendre des notes sur l'endrot où on s'arrête quand une interruption est obligatoire (par exemple quand notre chef débarque dans notre bureau)
- apprécier l'instant et prendre des pauses régulières.

Se concentrer sur le présent est également important pour rester calme et productif. Pour se faire, LB propose de :
- manger et ne faire rien d'autre pendant les repas (en d'autres termes, prendre le temps et ne pas faire plusieurs choses à la fois)
- être conscient de ses pensées
- être gentil avec soi-même
- faire de l'exercice
- établir des routines quotidiennes pour penser à l'instant
- utiliser des "reminders"
- célébrer chaque petit succès
- continuer à s'entraîner.

5- Créer de nouvelles habitudes, et le Challenge "Power of Less"

LB affirme qu'essayer de maîtriser toutes les nouvelles habitudes proposées dans le livre n'est pas possible, en tout cas si l'on souhaite complétement chambouler nos habitudes.

Le principe 5 énonce qu'il faut créer des habitudes pour faire des progrès dans la durée.

Il propose de créer une habitude à la fois en faisait le Challenge "Power of Less", qui permet de créer une habitude, et une seule, en 30 jours. Le Challenge repose sur le fait de :
- sélectionner une seule habitude, celle qui aura le plus d'impact sur notre vie
- écrire son plan, c'est-à-dire noter ce qu'on fera de nouveau chaque jour et à quel moment de la journée on le fera
- partager son objectif de manière publique (amis, collègues, blog)
- reporter notre progrès quotidien et en faire part de manière publique
- célébrer notre nouvelle habitude. Après 30 jours, on pourra se chercher à se créer une nouvelle habitude.

Pourquoi le Challenge fonctionne ? Car il repose sur trois piliers :
- l'engagement (déclarer publiquement...)
- la responsabilité (reporter publiquement)
- l'encouragement (nos progrès sont un boost au niveau de la motivation).

Pour réussir le Challenge, il y a quelques règles à respecter :
- créer une habitude à la fois
- choisir un objectif facile
- choisir quelque chose de mesurable
- être régulier
- reporter quotidiennement
- garder une attitude positive.

LB finit ce chapitre en proposant douze nouvelles habitudes à avoir, à réaliser sur l'année. Ce ne sont que des exemples.
- écrire ses 3 MIT tous les matins
- être mono-tâche
- vider notre inbox (papiers, emails)
- vérifier ses emails seulement deux fois par jour
- faire de l'exercice 5 ou 10 minutes par jour
- travailler déconnecté sans distractions
- suivre une routine chaque matin
- manger plus de fruits et légumes par jour
- garder notre bureau rangé
- dire non aux engagements et requêtes qui ne sont pas sur ma shortlist
- ranger chez soi pendant 15 minutes chaque jour
- se limiter à 5 phrases maximum quand on répond à un email.

6- Commencer petit

Le principe de productivité 6 énonce qu'il faut commencer des nouvelles habitudes en petits incréments pour s'assurer le succès.

Souvent, quand on souhaite changer, on se met des objectifs très forts, mais au bout d'une semaine ou deux, on craque et c'est l'échec (exemple parfait : le régime drastique).

Commencer petit fonctionne car cela permet de :
- resserrer le champ de notre concentration
- garder notre énergie et notre enthousiasme
- gérer plus facilement notre objectif
- s'assurer le succès
- de s'inscrire dans la durée (construire son succès sur une succession de petites tâches).

Pour commencer petit, LB propose par exemple de :
- faire de l'exercice (5 à 10 minutes par jour, pas 30)
- se lever plus tôt (commencer par 15 minutes, et non pas une heure ou deux)
- commencer par se concentrer sur une tâche durant 10 à 15 minutes
- commencer par vérifier ses emails quelque fois en moins dans la journée
- manger sainement (enlever un élément gras à la fois dans notre alimentation)
- commencer par une petite tâche sur un projet majeur
- ranger (en commençant par un petit tiroir).

Partie 2 : La pratique


7- Objectifs simples et projets simples


Il est extrêmement facile de se fixer des objectifs, il est beaucoup plus difficile de les atteindre.
dans ce chapitre, LB propose le "One-Goal system", qui se découpe en quatre étapes :
- choisir un seul objectif : dans notre liste d'objectifs, en choisir un qui prendra environ six mois à réaliser
- le décomposer en sous-objectifs (si notre objectif est de monter une entreprise, un sous-objectif peut être de trouver une idée viable)
- créer un objectif hebdomadaire qui nous rapproche de notre sous-objectif
- penser chaque jour à une action qui nous rapproche de notre objectif hebdomadaire, et réaliser cette action avant toute chose.

LB conseille également d'écrire une liste de projets , si ce n'est pas déjà fait, entre 10 et 20 de préférence. Ensuite, il faut extraire les trois projets les plus importants, ce qui va constituer notre liste simple de projets. Ces projets doivent venir de tous les domaines de notre vie.
Toutes nos actions doivent ensuite converger vers la réalisation de l'un ou l'autre de ces trois objectifs. Tant que les trois objectifs dans leur ensemble n'ont pas été réalisés, il est interdit d'inclure un nouveau projet dans notre liste simple de projets. La raison est que cela permet de se concentrer sur la réalisation.

Cette liste simple est un peu en contradiction avec le "One-goal system" qui veut que l'on se fixe un seul objectif, mais c'est faire preuve de pragmatisme selon LB : en effet, souvent, pour un projet donné, on sera en attente d'éléments venant d'une personne ou d'un organisme : il peut donc être utile de mener un ou deux projets en parallèle pour avoir toujours quelque chose à faire.

Encore une fois, LB demande de se concentrer sur la réalisation et donne 4 conseils pour aller dans ce sens :
- avoir un résultat en vue, et noter une ou deux phrases à côté de notre projet pour visualiser à quoi le résultat final ressemblera
- transformer les projets en tâches successives : se concentrer à faire une tâche après l'autre
- chaque jour, définir ses 3 MIT qui, de préférence, permettront de se rapprocher de nos objectifs
- évaluer ses progrès : si on ne progresse pas, définir des tâches qui nous permettent de progresser.

Pour finir le chapitre, LB évoque une situation qui arrive fréquemment au travail : le fait de ne pas maîtriser sa liste de projets (par exemple quand notre chef nous impose des délais et des projets).
Il propose des pistes pour s'en sorti, par exemple discuter du système avec son chef, et lui montrer qu'il peut être bénéfique pour l'entreprise.

8- Tâches simples

Les Most Important Tasks, au nombre idéal de trois, doivent être fixées le matin. Bien sûr on fera plus que trois tâches au cours de la journée, mais les prioriser nous assure d'avoir les tâches importantes de réaliser. Au moins une tâche devrait être liée à un de nos objectifs, à l'un de nos projets "personnels". Les deux autres peuvent être liées au travail, mais l'une au moins doit être liée à nos projets.
faire ses MIT le matin, c'est aussi avoir l'impression que toutes les tâches réalisées après sont du bonus.
Les clés pour réaliser ses MIT :
- les écrire doit être la première chose que l'on fait le matin
- se limiter à 3
- s'assurer que l'une au moins est liée à nos objectifs
- se concentrer sur leur réalisation avant toute chose
- être mono-tâche.

Certaines tâches sont en fait des projets qui se déguisent. Il faut en prendre conscience pour ne pas être découragé. Une tâche ne doit pas prendre plus d'une heure, idéalement, pas plus de 20 minutes.
A chaque fois que l'on procrastine devant une grande tâche, se demander comment la décomposer en de plus petites tâches.

9- Gestion du temps simple

L'idée du chapitre est de garder sa gestion du temps simple et d'éviter la rigidité ou la complexité de la planification.
LB conseille de se garder du temps, bloqué dans notre planning, pour réaliser les tâches. Idéalement, il faut être capable de se mettre dans le "flow", à savoir éliminer les distractions et se concentrer sur une seule tâche.

Il faut connaître ses priorités. Les fameuses Most Important Tasks (MIT). Tout doit être fait pour compléter ces trois tâches le plus tôt possible dans la journée.

LB troque la gestion du temps pour la gestion des tâches. La gestion des tâches consiste à réduire avant d'organiser. Parfois néanmoins, il faut compléter des tâches qui ne rentrent pas dans nos MIT. Il peut être intéressant de "batcher" ces tâches, c'est-à-dire les grouper par catégories et réserver un temps en fin de journée pour les réaliser. Les catégories de tâches à batcher peuvent être les appels téléphoniques, les emails, les courses, le travail administratif, le rangement, les réunions, les visistes de site web, la recherche d'infos...

Les outils de gestion des tâches et du temps doivent se limiter à un simple calendrier et éventuellement un carnet pour prendre des notes.

10- Email simple

L'email est devenu le moyen de communication inter et intra-entreprise le plus répandu, avec pour conséquence d'être submergé par ces messages. Même dans la vie personnelle, les notifications de tous les sites sur lesquels on est inscrit surchargent notre boîte mail.

La première chose à faire est bien sûr de se limiter en termes de service de messagerie : une messagerie personnelle et une professionnelle peuvent suffire.
Ensuite, LB recommande de fixer à l'avance :
- le nombre de fois où l'on consulte ses emails
- les périodes dans la journée où l'on consulte ses emails
- le fait que notre première tâche le matin n'est pas de consulter ses emails
- le fait de désactiver les notifications de notre programme mail

Pour s'y tenir, rien ne nous empêche de coller un post-it sur notre écran : "Pas d'emails entre 10h30 et 16h" par exemple.

Selon LB, il est également très important de vider ses boîtes de réception en réduisant avant de traiter. Un dossier temporaire peut être créé pour "batcher" tous les emails qui méritent une réponse. Les emails que l'on doit garder ne doivent pas figurer dans la boîte de réception, mais dans un dossier de référence ou d'archive.

L'email simple passe aussi par le fait de moins écrire : se fixer à l'avance une limite de 5 phrases permet de gagner en concision et en rapidité de traitement.

11- Internet simple

Internet est un outil formidable mais c'est aussi un trou noir qui peut aspirer notre productivité. En appliquant des limitations et de la simplicité, il est possible de faire plus sur et hors de l'Internet.

La première chose à faire est de suivre son usage. Des outils existent pour ça, comme Toggl, Tick et yaTimer. C'est important de connaître son usage réel, et de prendre conscience de notre comportement sur le web : quels sites on visite le plus, pendant combien de temps par semaine ?

Concernant l'Internet, LB conseille de se poser quelques questions.
Quels sont nos besoins réels ? En quoi Internet peut être critique dans notre travail ? Quand et combien de fois ai-je besoin d'avoir accès à ces sites ?
Quels sont les "fun sites" que nous visitons ?

LB ne souhaite pas interdire l'accès à des "fun sites" pendant la journée, mais selon lui ils doivent être une forme de récompense quand on a réalisé une tâche. Se bloquer des périodes de temps dans la journée où nous travaillons déconnectés lui semble être une bonne initiative.

Internet peut être une addiction. L'idée du post-it collé à l'écran de l'ordinateur ("pas d'internet entre 10h et 14h") peut être un début de solution pour faire décroître son usage.


12- La paperasse simple

Selon LB, les piles de documents sur notre bureau ou chez nous sont une forme d'échec :
- échec à créer un système d'organisation et de tri simple
- échec à utiliser ce système de manière régulière.

Comme souvent dans ce livre, LB conseille, avant de mettre en place un système de tri, de réduire les piles de documents. Pour ça, il demande de passer en revue tous nos documents en attente et d'en jeter un maximum.
Si un document est absolument critique, LB conseille de créer un système de tri organisé de manière alphabétique. Il faut prendre également l'habitude de ranger ses papiers immédiatement : si les papiers s'accumulent, on devient réticent à les trier, alors que trier et ranger un seul papier prend à peine cinq secondes.

Travailler à la source est une action à mener en parallèle, en réduisant le nombre de papiers à trier. Pour cela, la numérisation et le stockage en ligne sont des incroyables progrès. Il faut également arrêter d'imprimer à tout va.

13- Des engagements simples

Réduire ses engagements est une chose difficile à réaliser mais nécessaire pour retrouver du temps libre pour faire les choses qui sont vraiment importantes pour nous.
Pris séparément, les engagements ne semblent pas être un problème. Pourtant, à force de s'empiler, il peut être très compliqué de trouver du temps libre. Les engagements peuvent être de toute nature : famille, travail, associatif, religieux, hobbies, maison, online...
Il est important de tous les lister, et d'en extraire quatre ou cinq qui revêtent un réelle importance pour nous. Cette short list doit être en accord avec nos objectifs et nos valeurs.


Ensuite, de la même manière que dans d'autres chapitres du livre, il faut réduire ses engagements. Commencer par un petit engagement peut aider. Il faut savoir dire non pour élaguer notre liste d'engagements. Cela s'apprend, dire non. Mais LB explique qu'il existe une bonne raison pour dire non : notre temps est précieux et limité.


14- Une routine quotidienne simple

LB évoque dans ce chapitre son expérience personnelle : l'auteur se lève à 4h30 du matin tous les jours et dispose d'une routine quotidienne immuable, entre sport et définition des objectifs de la journée.
Sans devoir faire comme lui en se réveillant au milieu de la nuit, il explique qu'il est extrêmement important de prendre le temps le matin, pour au moins par exemple écrire ses MIT et se préparer pour sa journée.
Une même démarche appliquée le soir peut permettre de passer en revue sa journée, et de se préparer au lendemain.

Démarrer une routine n'est pas chose facile. Pour cela, LB propose qu'établir une routine intègre notre liste d'objectifs pour le mois. Noter ses résultats et célébrer ses progrès est aussi décisif.


15- Ranger notre espace de travail

Les bénéfices d'avoir un espace de travail rangé s'expriment en terme de concentration (moins de distractions) et donnent une semblant de calme.
LB conseille de ne garder sur son bureau que son ordinateur, son téléphone, un carnet et un stylo. Il faut donc appliquer les méthodes présentées au chapitre 12 pour réduire les piles de papiers, puis les ranger.
Une bonne manière de ne pas se sentir coupable quand on hésite entre ranger un papier ou le jeter peut être de créer une boîte "Peut-être" et de l'y placer. Dans 6 mois, si l'on n'a pas touché à la boîte, il sera temps de la jeter.

Ce chapitre peut être appliqué à la maison. Les avantages d'une maison simple sont qu'elles sont moins stressantes, plus jolies, et plus faciles à laver. Pour garder une maison simple, planifier des séances régulières de rangement est bien sûr la première étape. Néanmoins il peut être intéressant de changer nos habitudes en accumulant moins de choses. LB propose de créer une "liste des 30 jours". Dès que l'on souhaite acheter quelque chose pour la maison, il faut placer cette chose dans la liste. Dans 30 jours, se demander à nouveau si cette chose est vraiment nécessaire.

16- Ralentir

Plusieurs fois dans le livre il a été question de ralentir, ou tout de moins de se concentrer sur une tâche et de prendre le temps de bien la faire.
LB conseille de ne pas seulement ralentir au travail, mais aussi en mangeant ou au volant pour apprécier l'instant, garder son calme, être moins stressé et plus concentré.


17- La santé simple

Le problème avec les régimes et les programmes d'entraînement, c'est que les objectifs sont souvent élevés, dès le départ. Or il est difficile de changer une mauvaise habitude du jour au lendemain.

Un programme santé doit être graduel : le premier mois doit être consacré à établir l'habitude de faire de l'exercice. C'est au cours du second mois que l'on va pouvoir commencer à se consacrer à la performance.Chaque mois suivant, il faudra se fixer des objectifs mensuels atteignables.

L'étape 1, créer l'habitude, repose sur quelques fondamentaux :
- commencer très doucement, même si on a envie de faire plus (c'est seulement après quelques semaines qu'on augmentera le rythme)
- planifier son créneau de sport (commencer par trois créneaux de trente minutes sur la semaine)
- ne pas s'autoriser à manquer un créneau
- ne pas abandonner
- trouver un partenaire si possible
- reporter aux autres en partageant notre objectif et nos réalisations
- s'amuser.

L'étape 2, faire des changements graduels au niveau de son alimentation, consiste à manger quand on commence à avoir généralement faim (toutes les trois / quatre heures), de manger de la nourriture légère, de manger lentement et de manger jusqu'à ce qu'on soit très légèrement plein. Le but n'est pas de faire un régime strict, ces conseils sont juste du bon sens.

L'étape 3 consiste bien sûr à continuer le programme en l'intensifiant petit à petit, en partageant ses objectifs et ses résultats réguliers et en fixant des objectifs court-terme atteignables. Il faut également être capable de noter tout ce qu'on a mangé, à quelle heure, quel jour etc. Le reporting est essentiel dans l'établissement de cette nouvelle habitude.

LB termine ce chapitre en donnant 30 conseils pour rester motivé quand on fait de l'exercice, comme s'inscrire à une course ou lire des success stories de sportifs.

18- La motivation

Le dernier chapitre du livre concerne la motivation. LB explique que la motivation est bien sûr la clé pour atteindre un objectif, mais qu'il est difficile jour après jour de trouver les ressources pour garder intacte cette motivation. Il y a différentes sortes de motivation, positive ou négative (des menaces de notre boss par exemple). La motivation est ce mécanisme qui nous pousse à réaliser quelque chose. Selon LB, la meilleure motivation est bien sûr la motivation positive.

Il donne huit pistes pour se donner de la motivation en début de projet. Ces pistes reprennent des points déjà évoqués dans la livre :
- commencer petit
- se fixer un seul objectif
- examiner notre motivation, écrire quelques phrases à ce propos
- vraiment, vraiment vouloir réaliser ce projet
- s'engager publiquement
- être excité par la possibilité de réaliser notre objectif
- augmenter l'excitation en ne commençant pas tout de suite mais en attendant quelques semaines pour accumuler de l'énergie
-faire de notre objectif un mantra, une phrase courte, l'imprimer et le coller partout.

LB termine ce chapitre et donc son livre en donnant 20 conseils pour garder sa motivation intacte dans le temps, comme se faire aider, se donner des mini-objectifs ou prendre un coach.

Mon avis sur le livre :

The Power of Less ne m'a pas laissé indifférent car il ne fait qu'énoncer des choses évidentes. Néanmoins, lire ces choses a l'effet d'un électrochoc qui m'a fait faire un peu d'introspection en me demandant comment j'avais fait pour accumuler autant de mauvaises habitudes. Cela fait longtemps que je cherche à gagner en efficacité au travail par exemple, ou à faire du sport sur une base régulière.

Le gros point fort du livre est son pragmatisme. A mon sens l'auteur a compris que les changements brutaux dans les habitudes de vie sont contre-productifs, et répète plusieurs fois dans son livre qu'il est plus simple de commencer petit. Le chapitre sur la gestion des tâches en lieu et place de la gestion du temps est intéressant. Je ferai un article spécial sur ce que m'ont apporté ces livres de productivité, mais il est clair que l'idée d'écrire ses trois Most Important Tasks dès le matin et de prioriser leur réalisation est une excellente idée que j'applique et qui porte ses fruits.

Le seul reproche que je peux faire à l'ouvrage est peut-être le fait de se répéter un peu. Heureusement, le livre ne fait que 170 pages, faciles à lire.

Je le conseille donc à tous ceux qui estiment qu'ils peuvent améliorer leur manière de réaliser les choses, qui souhaitent gagner en productivité et perdre en stress et en pression.

############### résumé terminé le 11/09/2011######################

Lecture n°4 : Getting Things Done par David Allen

Ma quatrième lecture du Personal MBA est un livre de David Allen, intitulé Getting Things Done et sous-titré par la phrase "The Art of Stress-Free Productivity".

Ecrit en 2003, ce livre présente la méthode GTD, qui depuis 2005 est une marque déposée. La démarche GTD est très bien expliquée sur Wikipedia, néanmoins je trouve utile de proposer ici un résumé du livre, qui est par définition plus complet.


David Allen (DA) introduit son livre en faisant le constat qu'à tous les niveaux de l'entreprise, mais aussi dans la vie personnelle, les gens cherchent à gagner en efficacité et à bien faire les choses. D'un côté il va proposer des outils qui ont faits leurs preuves pour aider les gens à concentrer leur énergie sur les choses qui importent ; de l'autre il faut créer des environnements et des compétences qui protégeront les personnes du stress et de l'anxiété. C'est l'objectif du livre.


Le livre est découpé en trois parties. La première partie présente de manière globale la démarche GTD. La deuxième rentre dans la pratique. La troisième est une forme de conclusion et s'attache à donner tous les avantages de la démarche GTD.


Partie 1 : L'art de faire les choses


Chapitre 1 : Une nouvelle pratique pour une nouvelle réalité


L'objectif de la méthode GTD est de se prémunir contre le stress et l'anxiété, pour gagner en efficacité. Pour ça, elle propose de :
- capturer toutes les choses qui doivent être faites, maintenant, plus tard, grandes ou petites dans un système logique et de confiance, "hors de la tête"
- se discipliner à prendre des décisions immédiates concernant les nouvelles choses à faire et construire un plan pour toujours avoir une action prochaine à réaliser.


Le problème est que nous vivons dans un monde où nous sommes submergés d'informations. De plus, le travail même a changé sur la forme et le fond : nous sommes rentrés dans la période du "knowledge work" (une expression inventée par Peter Drucker). En d'autres termes, nous changeons de carrière et de métier de plus en plus rapidement, notre poste évolue sans cesse au sein de l'entreprise, et c'est au travailler de définir lui-même les actions qu'il doit enchaîner pour réaliser un projet.


La volonté de DA, à travers sa méthode, est d'atteindre un esprit clair et serein comme les maîtres d'arts martiaux. En action, cela veut dire être capable de se donner à fond dans une tâche, totalement concentré. Pour ça, DA introduit le concept d'"open loops", de boucles ouvertes, c'est-à-dire toutes ces choses qui restent dans notre esprit, comme changer les freins de notre voiture, commander du café, payer cette facture... Toutes ces petites choses qui s'accumulent demandent de l'énergie, car notre esprit y pense plusieurs fois par jour, et l'effort de concentration à donner pour retourner à la tâche est épuisant sur le long terme.
Les choses restent dans notre esprit pour trois raisons possibles :
- on n'a pas défini clairement quel était l'objectif
- on n'a pas décidé quelle était la prochaine action
- on n'a pas mis de rappel sur le résultat et sur l'action à mener dans un système auquel on a confiance.


C'est pour cette raison que la majorité des to-do-lists sont inefficaces : elles listent les choses sans queue ni tête, sans visualisation du résultat souhaité et du véritable travail qui doit être réalisé.


La méthode GTD n'est pas une méthode de gestion du temps (c'est impossible selon DA, on ne peut manager un planning à la minute, les surprises existent), n'est pas une méthode de gestion de l'information (c'est également impossible à manager : on ne peut décider à l'avance combien de mails on reçoit chaque jour), n'est pas une méthode de gestion des priorités (les priorités se définissent d'elles-mêmes), c'est une méthode de gestion des actions.
Selon DA et son expérience de coaching de plusieurs milliers de cadres et de dirigeants, le manque de temps n'est généralement pas le plus grand problème dans un projet, c'est le manque de clarté sur l'objectif et les résultats souhaités d'un projet et les prochaines actions à réaliser pour s'approcher de cet objectif.
C'est une démarche qui part du bas pour aller vers le haut, qui part des actions pratiques à faire prochainement pour réaliser un objectif ou un projet ambitieux.


Le changement majeur de cette méthode est qu'elle demande de tout se sortir de la tête. Tout. Professionnel ou personnel. Toutes ces choses qui nous préoccupent parce qu'on doit les réaliser. Il n'y a aucune raison d'avoir la même pensée deux fois, sauf si on aime avoir cette pensée.


Chapitre 2 : Prendre le contrôle de notre vie : les 5 étapes pour maîtriser le workflow


Pour maîtriser le workflow, DA propose une démarche en 5 étapes. On collecte (1) les choses qui demandent notre attention, on process (2) sur leur signification et ce qu'il faut faire à leur propos, et on organise (3) les résultats, qu'on passe en revue (4) comme des options pour ce qu'on l'on choisit de faire (5).


DA annonce que si tellement de gens sont désorganisés, c'est parce qu'ils réalisent certaines étapes et pas d'autres, ou réalisent toutes les étapes en même temps.


Collecter


Des outils s'occupent de collecter pour nous : boîtes mail, messagerie téléphonique, ... Pourtant, cette forme de collection va quand même demander de notre part une résolution : qu'est-ce que j'en fais ? Ces boucles incomplètes sont usantes pour l'esprit.
L'objectif de cette partie est donc de réellement collecter 100% des choses incomplètes dans notre vie et de les ranger dans les bons endroits, pour se vider la tête.
Les facteurs de succès pour l'étape de collecte est que chaque boucle ouverte doit nous sortir de la tête et placer dans notre système de collection, qui doit être composé d'un nombre réduit de rangements, et qu'on doit vider régulièrement.
Les outils de collecte peuvent être électroniques (j'utilise Evernote personnellement, mais j'y reviens en conclusion de ce résumé) ou papiers, comme un simple cahier. L'idée est toujours de les avoir sur soi pour noter dès qu'une tâche vient s'ajouter.


Process


Cette étape permet de répondre à la question qui est de se demander à propos de chaque email, mémo, ou idée qui vient à travers nous.
DA propose un schéma que j'ai repris ici qui décrit à la fois les étapes Process et Organiser, mais qui aide à bien comprendre.

Il faut d'abord se poser la question "What is it ?". Le "stuff", comme il est écrit sur le schéma, mérite d'être explicité.

Ensuite, est-ce que ce stuff requiert une action de ma part ou non ? Si la réponse est non, je peux le supprimer, ou alors le ranger en attendant une action, ou alors le garder près de mois, facilement accessible, pour information et référence. 

Si la réponse est oui (typiquement un mail demandant la participation à une réunion pour préparer la présentation du rapport annuel au président), il faut se poser la question de la prochaine action. Surtout dans le cas des projets, il faut noter sur sa liste de projets le résultat voulu, l'objectif, et définir la prochaine action requise. Avoir une liste de projets sera très utile lors des revues hebdomadaires.

Si la prochaine action prend moins de 2 minutes à faire, la faire immédiatement, sinon déléguer ou déplacer sa réalisation dans le temps.

Organiser

Il y a huit possibilités pour le stuff, qui correspondent aux huit cases sur l'extérieur du diagramme montré plus haut.

Si l'on commence par le côté gauche : les projets sont ici définis comme les choses qui demandent plus d'une action pour être réalisés. Par exemple : finaliser la mise à jour de l'ordinateur, réserver les vacances d'août, acheter un nouveau canapé...

Il faut bien comprendre qu'on ne peut pas "faire" un projet, on ne peut que faire des actions qui nous mènent à l'accomplissement du projet.

La constitution d'une liste de projets, papier ou électronique, est important. On peut même envisager des sous-listes pour les projets majeurs (Mariage par exemple).

Sur le bas du schéma, on trouve les catégories liées à la prochaine action. DA note ici qu'il est inutile de garder traces des actions effectuées. Ce qui mérite d'être tracé, ce sont toutes les actions qui doivent être réalisées à un moment spécifique.

Pour cela, deux outils, le calendrier et la liste des prochaines actions.

DA affirme qu'il est inutile de tenir une to-do list quotidienne, pour la simple et bonne raison que les surprises qui viennent contrecarrer ce que l'on avait prévu de faire sont nombreuses dans les entreprises et même dans la vie personnelle. Il faut donc avoir un plan qui peut être renégocié à tout moment.

La liste des prochaines actions est pour garder trace de toutes les actions que nous pouvons mener. Elle peut être subdivisée en sous-catégories : Appels, Emails à envoyer...

Pour le stuff non-actionnable, sur la droite du schéma, il faut avoir la main lourde en jetant au maximum ce qui n'a pas de potentiel pour une action future. Pour le reste, il est intéressant de créer une liste "peut-être un jour" qui répertorie tous les projets qui ne sont pas urgents ou qui méritent d'être conserver pour l'inspiration. Exemple : prendre des cours de piano, apprendre Photoshop, faire le tour des Etats-Unis en camping-car... Enfin, le stuff qui doit servir de référence doit être classer dans un système de rangement performant, électronique ou physique. Il ne faut surtout pas laisser les choses s'empiler.

Passer en revue

C'est une chose d'écrire qu'il faut acheter du lait, c'est autre chose que de s'en rappeler quand on est dans la magasin.
DA propose de mettre une place une revue hebdomadaire. Que passer en revue ? La démarche GTD nous propose de nous doter d' :
- une liste de projets
- un calendrier
- une liste des prochaines actions
- une liste "en attente"
Rien de plus n'est nécessaire, et ce sont ces quatre éléments qu'il faut passer en revue toutes les semaines.


Le calendrier annonce généralement ce qui doit être fait au cours d'une journée, des créneaux bloqués par des réunions généralement. Entre ces créneaux, il faut se reporter à la liste des prochaines actions pour profiter des temps morts. Idéalement, cette liste est divisée en catégories qui permettent d'agir suivant le contexte : prochaines actions à réaliser au bureau, prochaines actions à réaliser à la maison...


La revue hebdomadaire permet de remettre à jour toutes les listes, ce qu'on n'a peut-être pas eu le temps de faire dans le feu de l'action durant nos journées de travail. Cette revue permet également de collecter à nouveau le stuff qu'on a accumulé.


Faire


L'objectif principal de la gestion de workflow de la méthode GTD est de faciliter les choix à propos de quoi faire à quel moment.
DA propose un modèle pour définir ces choix, une fois que l'on a collecté, processé, organisé et passé en revue tous nos engagements. Pour lui, c'est avant tout une question d'intuition, mais ce modèle peut aider.


Le modèle propose quatre critères pour évaluer quel est le meilleur choix d'action à faire. exemple, nous sommes mardi, il est 11h32, comment je peux choisir ce que je fais ? Les quatre critères sont le contexte (suis-je au bureau ou à la maison, de quels outils je dispose ?...), le temps disponible, mon niveau d'énergie, et enfin la priorité.


Pour définir la priorité, il faut savoir prendre du recul et comparer son travail avec nos objectifs courts-termes, moyens-termes et longs-termes.


Chapitre 3 : Commencer les projets de manière créative : les 5 phases de la planification de projets


La clé pour maintenir un projet sous contrôle sans stress est de clairement définir les résultats et les prochaines actions pour nous approcher de ceux-ci, et de placer des reminders dans un système en lequel on a confiance. C'est selon DA la gestion horizontale du workflow, qui permet de gérer les affaires courantes.


A cela il ajoute la gestion verticale, qui permet de gérer des projets compliqués. Selon DA, pas besoin de s'entourer d'outils de gestion de projets élaborés, car il existe une manière très productive de penser au sujet des projets et des situations. Il s'avère que cette manière est ce que notre cerveau réalise naturellement quand on se lance dans un projet :
- définir l'objectif et les règles
- visualiser le résultat
- brainstormer
- organiser
- identifier les prochaines actions.

DA prend ainsi l'exemple de l'organisation d'un dîner avec des amis. Vouloir faire un dîner avec des amis, c’est déjà se fixer un objectif. Les règles peuvent être : avant la fin de la semaine, un restaurant italien… Visualiser le résultat, c’est s’imaginer à quoi va ressembler le repas, tant au niveau de la nourriture que de l’ambiance et du confort. A ce moment-là, le cerveau démarre le brainstorm en définissant toutes les idées liées au projet : appeler le resto pour vérifier les dates d’ouverture, vérifier les dispos des amis, penser à refaire le plein de la voiture…
Ces idées sont organisées de manière naturelle : en priorité il faut appeler le resto avant d’appeler les amis, ce qui définit la prochaine action.


Pour chacune de ces étapes, DA donne des conseils pour réussir.


Définir l’objectif et les règles


C’est se poser la question “pourquoi ?”. C’est sans doute du bon sens, mais les avantages sont nombreux à se demander “pourquoi ?” :
- définir le succès
- créer un critère de prise de décision
- répartir les ressources sur les composantes du projet
- motiver les troupes
- clarifier les points importants
- élargir le champ des options.
L’objectif défini doit être clair et mesurable.

Définir des règles permet d’offrir des lignes de conduite aux gens avec qui on travaille sur le projet. Exemple : ne pas dépasser un budget donné.



Visualiser le résultat


C’est le “quoi” au lieu du “pourquoi”. Il faut avoir une vision claire du résultat souhaité. DA fait ici une digression pour expliquer l’importance de cette vision. Il expose que le cerveau est capable de choses extraordinaires et surprenantes quand l’esprit a été capable de créer et de se concentrer sur une image claire, à l’exemple d’un opticien qui est capable de mémoriser toutes les paires de lunettes dans une foule.


Brainstormer


Brainstormer (ou remuer ses méninges en bon français), c’est capturer les idées. Une des méthodes les plus populaires pour brainstormer est le mind-mapping, qui consiste à noter l’objectif au centre d’une feuille de papier et de faire partir de l’objectif des branches qui sont autant d’idées pour le réaliser. Chaque branche pourra donner elle-même naissance à des boutures, qui sont en fait des sous-idées pour le même thème.

La clé pour un bon brainstorm est de privilégier la quantité des idées face à la qualité : pour cela, il ne faut pas juger, ni critiquer les idées qui viennent.



Organiser les idées



Organiser les idées, c’est mettre une séquence et des priorités dans les idées. Pour les projets complexes, l’utilisation d’un diagramme de Gantt ou de Microsoft Project peut être utile.



Identifier les prochaines actions



Les prochaines actions doivent être définies pour sous-projet du projet. Parfois, on n’a plus de prochaine action de disponible pour un sous-projet donné car nous sommes en attente d’éléments d’une personne par exemple. C’est à ça que sert la liste “en attente”.


Partie 2 : Pratiquer la productivité sans stress


Dans la partie 2, DA va nous prendre par la main et passer de la théorie à la pratique pour installer définitivement la méthode GTD dans notre manière de fonctionner au quotidien.


Chapitre 4 : Commencer : mettre en place le temps, l'espace et les outils


Au niveau du temps, il conseille de se bloquer idéalement deux journées entières pour mettre en place la GTD. La phase la plus longue est la collection des boucles ouvertes et leur rangement dans les bons “casiers”. Il explique qu’il lui arrive souvent, en situation de coaching, de devoir mettre en place la GTD le week-end, les coachés étant incapables de libérer Deux journées d’affilée dans un calendrier chargé.

Au niveau de l’espace, il est selon lui indispensable de disposer d’un espace de travail au bureau et à la maison, pour des raisons de souplesse et d’efficacité.



Au niveau des outils, pas besoin de devices électroniques compliqués : du papier, des crayons, des étiquettes, des post-it, et une poubelle sont tout ce dont il faut. Le calendrier, lui, peut être géré électroniquement, ainsi que les listes (personnellement j’utilise le calendrier Outlook synchronisé avec mon smartphone, ainsi qu’Evernote ####link#### pour mes listes, qui se synchronisent automatiquement entre mon smartphone, mon Mac perso et mon PC pro).



La mise en place d’un système de classement de papiers et fichiers doit être envisagée, avec idéalement un classement alphabétique. Le tiroir qui va contenir ce classement doit être facilement accessible, et doit être purgé annuellement.


Chapitre 5 : Collection : mettre les choses à leur place


Comme expliqué en partie 1, cette phase va permettre de se vider la tête de tous les sujets qui polluent notre esprit, avec pour conséquence de nous fatiguer et d’entamer notre efficacité.
L’objectif ici est de collecter 100% du stuff, mental et physique.


La phase de collection se réalise entièrement avant celle de process pour trois raisons :
- cela peut aider d’avoir une idée du volume de choses que l’on a à traiter
- cela permet de savoir où est le bout du tunnel
- en phase de process et d’organisation, il est agréable de savoir qu’il ne nous reste rien à collecter.


Comme dit plus haut, le stuff à collecter est bien sûr mental, mais aussi physique.
DA propose de commencer par le grand nettoyage de printemps. Tout ce qui n’est pas des fournitures, du matériel de référence (cartes de visite par exemple), de la décoration ou de l’équipement doit être placé au sein d’une pile sur le bureau. Tout doit y passer. DA conseille de procéder tiroir par tiroir, dossier par dossier, étagère par étagère. Les listes déjà existantes doivent également rejoindre la pile, elles seront processées.


Il faut résister à l’envie de conserver des piles de documents sur notre bureau sous prétexte que l’on sait ce qu’il s’y trouve : c’est justement un symbole d’échec de notre ancien système.

Une fois fini, il faut procéder au grand balayage mental.


DA propose de noter chaque boucle ouverte, chaque projet, chaque idée, chaque chose qui nous taraude sur une feuille de papier différente à chaque fois. Une idée ? Une feuille. Cela peut sembler rétrograde en ces périodes de volonté écologique, mais comme chaque idée ou boucle ouverte sera processée individuellement, c’est plus simple de procéder comme tel.

Place au processing maintenant.


Chapitre 6 : Process : vider la pile


On rentre dans le dur. Dans ce chapitre, DA explique ce que vider la pile va nous apporter :
- on aura jeté ce dont on a pas besoin
- on aura complété n’importe quelle action de moins de 2 minutes
- on aura transmis aux autres ce qui peut être délégué
- on aura placé dans notre système organisationnel des reminders pour les actions qui demandent plus de 2 minutes
- on aura identifié les engagements lourds que l’on a, liés à des grands projets.



Pour le détail du process, il faut se référer au schéma exposé plus haut.

Par exemple, si dans notre pile le premier item nous demande d’appeler Andrea, une collègue, il faudra placer une occurrence dans notre calendrier dès le lundi pour penser à l’appeler.
Notre liste de prochaines actions peut être décomposée en sous-catégories, comme Appels, Courses, @Home, @Office... Cette liste va beaucoup servir ici.



Pour la phase de process, DA donne trois conseils :
- toujours processer le premier item de la pile
- toujours processer un item à la fois
- ne jamais rien remettre dans la pile.



La question clé à laquelle il faut répondre dans cette phase de process est “quelle est la prochaine action ?”.
Comme l’indique le schéma, s’il n’y a pas de prochaine action, trois choix s’offrent à nous :
- jeter
- faire incuber (donc intégrer l’item à notre liste “un jour peut-être” ou comme rappel sur notre calendrier)
- ranger pour référence (dans notre système de rangement alphabétique).



S’il y a une prochaine action, il faut bien la définir. Cette action doit être physique, dans le sens où on doit savoir quand elle a été réalisée.
Une fois que la prochaine action a été bien définie, trois choix s’offrent à nous : réaliser l’action, la déléguer, ou la reporter.



Réaliser l’action : peu de consignes de la part de DA sur ce point, si ce n’est que les projets sont souvent réalisés suite à une grosse quantité de “prochaines actions”. C’est pourquoi quand on réalise une prochaine action qui ne réalise pas un projet, il faut immédiatement se demander quelle est la prochaine action et répéter le process.



Déléguer l’action : déléguer n’est pas forcément refiler l’action à un subordonné. Cela peut être demander conseil sur un projet à son chef par exemple. Quand on délégue, il faut suivre avec exactitude à qui on a passé le relais, ce qui d’une certaine manière nous crée une “prochaine action” qui n’est autre que “rappeler à untel qu’on lui a demandé de faire quelque chose”. DA conseille donc de se créer une liste “en attente” pour y placer tous les suivis obtenus via ce process. Il est intéressant de créer un dossier @EN ATTENTE dans la messagerie mail pour y placer les mailés envoyés qui demandent une réponse.



Reporter l’action : Toutes les actions qui prennent plus de deux minutes à faire rentrent dans cette catégorie.


Chapitre 7 : Organisation : mettre en place les bons rangements


A l’issue du process, on dispose donc
- une liste de projets en cours
- des documents de support de projets
- des actions et des informations placées dans le calendrier
- une liste des prochaines actions pour tous nos projets
- une liste "en attente" pour toutes les balles qui sont dans le camp de nos collègues / amis / organisations
- une liste “un jour peut-être”
- des documents qu’on garde pour référence.



DA insiste sur l’importance d’avoir l’ensemble de ces catégories bien distinctes car chaque liste ou catégorie représente une sorte d’accord que l’on passe avec nous-mêmes qui nous permet d’avoir confiance dans le système.



La phase d’organisation concerne les huit choix possibles sur le pourtour du schéma :

Quand il s’agit d’organiser les reminders d’actions (en bas du schéma), c’est-à-dire toutes les actions qui prennent plus de deux minutes à réaliser ou de choses en attente chez d’autres personnes, il faut selon DA bien distinguer les actions qui doivent être réalisées à un certain temps donné (exemple : appeler tel client tel jour pour savoir s’il a reçu la proposition) des actions qui doivent juste être réalisées dès que possible.


Il faut résister au fait de placer dans son calendrier cette dernière catégorie d’actions : le calendrier ne doit pas servir à lister les choses qu’on aimerait faire tel jour, mais bien les choses qu’on est obligé de faire (une réunion par exemple).


Toutes les actions qui doivent être réalisées dès que possible peuvent être triées selon le contexte. C’est selon DA la meilleure manière de les trier. Les contextes possible peuvent être par exemple :
- Appels téléphoniques
- Sur ordinateur
- Courses
- Au bureau
- A la maison
- Agenda (pour les réunions avec les gens)
- A lire


L’intérêt de répartir nos actions dans ces catégories permet de créer un “batch” d’actions à réaliser à la suite suivant le contexte. Exemple, on est à notre bureau pendant 40 minutes, on peut dérouler la liste des actions “Appels téléphoniques”.



Pour organiser la liste “en attente”, il suffit d’y placer tous les sujets dont on attend un retour (exemple, on passe un appel à un vendeur de voiture qui nous promet un retour pour vendredi prochain : cet item intègre la liste “en attente”).



Concernant les emails, DA conseille de gérer un dossier @ACTION et @EN ATTENTE directement sur notre outil de messagerie ; c’est certainement plus simple que de noter dans ses listes que l’on doit répondre à tel email. Ces dossiers ont la même fonction respectivement que les listes “prochaines actions” et “en attente”.


En parlant des emails, DA conseille de faire la même chose avec sa pile de mails qu’avec sa pile de stuff : processer l’intégralité pour vider la pile et afficher un écran blanc quand on cliquera sur notre outil de messagerie. L’idée n’est pas là de tout supprimer, mais bien de supprimer ce qui ne sert pas, de ranger ce qui pourra servir de référence ou de support à un projet, et de mettre les emails à actionner dans @ACTION et les demandes dans @EN ATTENTE.



DA évoque le risque de placer des reminders d’actions dans deux endroits différents : la liste des “prochaines actions” et le dossier @ACTION. @ACTION doit être pensé comme le prolongement de la sous-liste “Sur ordinateur”.



Quand il s’agit d’organiser les reminders de projets (sur la partie gauche du schéma), DA conseille donc de maintenir une liste de projets. Cette liste n’a pas besoin de contenir toutes infos concernant les projets, elle doit juste servir à la revue hebdomadaire.


Cette liste n’a pas forcément besoin d’être subdivisée, car elle sert principalement à la revue. Néanmoins, il est possible de la subdivisée en catégories qui pourraient être :
- personnel
- professionnel
- projets délégués
- …


Les sous-projets peuvent également être placés indifféremment sur cette liste. On évitera ainsi la multiplication des listes et on se basera entièrement sur les revues hebdomadaires.
Pour gérer les documents de support pour les projets, on peut utiliser un dossier papier avec le nom du projet, ou classer les emails concernés dans un dossier @PROJETS.



Quand il s’agit d’organiser les données non-actionnables (sur la droite du schéma), DA propose de nombreuses manières de trier ses documents, mais insiste sur la fait que les façons de trier des documents sont très personnelles. Pour les documents destinés à être gardés pour référence, il faut peut-être préféré un système alphabétique. Peu importe le système, mais le système doit être simple et accessible pour avoir confiance en lui.



Enfin, DA conseille de ne pas hésiter à placer sur sa liste “un jour peut-être” tous les projets qui n’auront pas la chance d’être activés dans les prochains mois. D’ailleurs, ces projets doivent être clairement définis dans le sens où ils découlent d’une action physique concrète. Exemple : commencer le jogging n’est pas un projet, alors que mettre en place un programme d’entraînement au running et l’initier en est un.


Chapitre 8 : Passer en revue : garder le système fonctionnel


L’objectif de cette méthode de gestion du workflow n’est pas de permettre au cerveau de se reposer mais de l’engager vers une activité productive. Mais pour gagner cette liberté, le cerveau doit régulièrement passer en revue l’ensemble de nos engagements. On doit être assuré que ce que l’on fait est ce qu’on doit faire, et qu’il est acceptable de ne pas faire ce que l’on n’est pas en train de faire.


Par exemple, si on dispose d’une liste d’appels téléphoniques à passer, s’il arrive que cette liste ne contient pas l’ensemble des appels que l’on doit passer, alors notre cerveau ne pourra avoir confiance dans le système.


Deux questions se posent :
- que regarde-t-on pendant le passage en revue, et quand ?
- qu’a-t-on besoin de faire, et à quelle occurrence, pour s’assurer que tout le système fonctionne, nous donnant la liberté de penser à un niveau supérieur ?



Pour répondre à la première question, DA utilise le bon sens et nous conseille par exemple de jeter un oeil à notre liste “appels téléphoniques” quand nous avons accès à un téléphone, ou de jeter un oeil à l’ensemble de notre liste “courses” quand on doit passer au pressing.
De manière générale, c’est notre calendrier que l’on doit examiner en premier, pour essayer de définir quels créneaux de la journée seront disponibles pour réaliser des actions.
Après le calendrier, ce sera au tour des listes d’action. regarder ces listes ne veut pas dire que l’on va se mettre au travail pour les alléger, mais permet d’évaluer avec plus de précision ce que l’on sera capable de faire par rapport au flow incessant de travail qui nous arrivent de l’extérieur (notre boss par exemple).


Pour répondre à la seconde question, DA propose de mettre en place une revue hebdomadaire, qui consiste à appliquer les quatre phases de la gestion de workflow  (collecter, processer, organiser, passer en revue) à :
- nos papiers accumulés
- nos prises de notes
- notre calendrier passé pour tout ce qui reste en suspens
- notre calendrier à venir
- tout ce qui traîne dans notre tête
- la liste de nos projets
- la liste “prochaines actions”
- la liste “en attente”
- la liste “un jour peut-être”
- tous nos documents pour les projets en cours, pour identifier des actions qui pourraient nous avoir échappées
- toute nouvelle idée créative et courageuse.

DA conseille de mettre en place cette revue de manière idéale le vendredi après-midi car :
- les événements de la semaine sont encore frais dans nos têtes
- on peut découvrir des actions qui nous auraient échappées et pour lesquelles nous avons besoin de personnes au bureau
- cela permet de se laver l’esprit et de partir en week-end détendu.

De temps à autres, DA demande à réaliser une revue hebdomadaire qui prenne encore plus de recul pour réévaluer nos projets à moyen et à long terme.


Chapitre 9 : Action : faire les meilleurs choix


DA reprend ici ce qu’il avait évoqué au chapitre 2, à savoir un modèle basé sur quatre critères pour juger quelle est la meilleure action à faire à tel moment :
- contexte
- temps disponible
- énergie disponible
- priorité

Selon DA, il faut savoir faire preuve de souplesse, surtout quand l’inattendu vient bousculer notre planning. Avoir confiance en son système, c’est croire en ses listes pour toujours faire la meilleure action au meilleur moment.


Chapitre 10 : Garder les projets sous contrôle


Garder les projets sous contrôle veut parfois dire “planifier”. Mais l’erreur serait de trop se baser sur des outils comme le Diagramme de GANTT ou Microsoft Project.


Les étapes du planning peuvent être le brainstorming si un projet demande une période de réflexion à son propos, ou peuvent être de l’organisation d’idées si on a déjà collecté toutes les idées à propos d’un projet.

Dans ce chapitre, DA évoque également de nombreux outils pour rassembler ses idées.


Il termine son chapitre par des conseils d’applications de ces idées pour garder les projets sous contrôle. Autant il lui semble évident de garder ses listes d’actions (pensée horizontale), autant il assure qu’il est très important de se réserver entre une à trois heures par projet pour de la pensée verticale (planning, collecte, organisation).


Partie 3 : Le pouvoir des principes clés

Chapitre 11 : Le pouvoir du principe de collection


Les principes présentés dans les chapitres précédents ont un impact opérationnel à court-terme sur notre organisation et notre manière de gérer le workflow.
Dans ces trois derniers chapitres, DA montre que les effets à long-terme de la méthode GTD sont très importants.


Le fait de tout collecter permet bien sûr de se vider la tête et de gagner en efficacité. Mais dans le monde de l'entreprise, cela permet également de pouvoir éventuellement dire non, car on a une vision précise de nos tâches, de nos projets en cours et du temps possible à leur allouer. Il est rare de trouver quelqu'un dans l'entreprise qui dise : "Non désolé je ne peux pas le faire". A la place, on a souvent des gens plein de bonne volonté qui acceptent les projets sans savoir s'ils auront le temps minimal à consacrer à ces nouvelles tâches.
Cette nouvelle discipline avec soi-même est un atout : elle permet d'assurer aux gens qui nous entourent que lorsque l'on prend en charge un projet, il sera réalisé.


Un autre avantage du pouvoir de collection est qu'il est bien plus simple de compléter une tâche si on l'a identifiée. Il pourra même nous arriver de vider une de nos listes ? Que se passera-t-il ? En moins d'une semaine une nouvelle liste aura vu le jour, avec très certainement des projets plus importants. En effet, quand on réalise des tâches dans les temps, de manière efficace, on envoie le message à ceux qui nous entourent que l'on est capable de gérer des projets encore plus importants. En d'autres termes, la méthode GTD et son principe de collection ont le pouvoir d'augmenter nos responsabilités sur le long terme.

Chapitre 12 : Le pouvoir de la décision sur la prochaine action


Définir ce qu'il faut faire, au niveau le plus basique, et organiser des reminders dans un système auquel on croit, sont les clés de la productivité.
Malheureusement, on se retrouve très souvent bloqué devant un projet de par sa complexité : résultat on procrastine sans agir. C'est d'ailleurs les gens les plus brillants qui procrastinent le plus selon DA, car ils sont le plus à-même d'identifier une situation compliqué, un projet complexe, et de penser à des scénarios cauchemardesques.
Le pouvoir de la décision sur la prochaine action tend à résoudre ce problème. Le projet semble complexe et donne envie de procrastiner ? Et bien demandons-nous simplement quelle est la prochaine action. La prochaine action permet de cacher la complexité d'un projet car elle est simple et facile.
La prochaine action apporte de la clarté, de la responsabilité, de la productivité et le fait de se sentir plus fort face aux projets.

Chapitre 13 : Le pouvoir de la concentration sur le résultat


Ce n'est pas pour rien que DA termine son livre sur ce chapitre, car il est selon lui primordial de visualiser le résultat d'un projet pour réussir. Se concentrer sur le résultat, c'est obtenir les mêmes effets que penser "prochaine action" : clarté, responsabilité, productivité, force. En fait, tout est connecté.
Le challenge est de marier une vision idéaliste du résultat, généralement très haut niveau, avec la gestion des mondanités, à savoir toutes ces petites actions à réaliser tous les jours. Toujours se poser les questions : "Quel est mon objectif, pourquoi, qu'est-ce que cela veut dire d'après mes valeurs ?"
Ce sont ces questions qui créent des résultats tangibles pour les projets.


En conclusion du livre, DA récapitule la démarche mais nous demande aussi de relire le livre d'ici 3 à 6 mois. D'après lui, c'est un tout nouveau livre qui apparaîtra devant nous.




Mon avis sur le livre :


Quelle lecture salutaire ! Je me suis toujours personnellement demandé comment bâtir un système organisationnel qui me permettrait d'être plus productif, plus efficace. La méthode GTD m'apparaît comme un excellent moyen de passer en revue tous les projets et de les mettre sur de bons rails.
Pour être franc, à l'heure où j'écris ces lignes, je n'ai pas encore mis en place toute la méthode. Je vais le faire à court terme, car je trouve que cette méthode est pragmatique. Elle ne cherche pas à tirer le maximum de nous chaque minute de chaque jour. Non, la méthode préfère d'abord nous vider la tête, et j'avoue qu'à l'issue de l'exercice, c'est un sentiment impressionnant que l'on ressent. Une sorte de soulagement.


Sur la partie emails, j'ai créé comme conseillé un dossier @ACTION, @EN ATTENTE et @PROJETS, et complètement vidé ma boîte mail (suppression de 90% des mails et rangements des autres pour références ou pour les projets). C'est carrément efficace ! Quand j'ouvre Outlook, j'ai désormais une vision claire de ce que je dois faire dans l'outil, et à qui je dois répondre. J'ai aussi une vision claire des demandes que j'ai formulées et dont je n'ai toujours pas eu la réponse.


Pour toutes mes listes, j'utilise Evernote, qui pourrait être un outil spécialement conçu pour la GTD ! Toutes mes listes sont synchronisées entre mon Mac perso, mon PC pro et mon smartphone. Idéal pour capturer une idée "on the fly" et travailler sur ses prochaines actions dès qu'on a 30 secondes.


Je suis personnellement persuadé par un concept qui est évoqué par David Allen dans les trois derniers chapitres : plus on réalise de choses dans les temps et avec discipline (en ayant refusé des projets par exemple) plus on gagnera en responsabilité naturellement au sein de l'entreprise. C'est pour cette raison que je vais appliquer la méthode GTD. L'installation de cette méthode peut être légèrement contraignant à court terme, avec les phases de collection et de process qui peuvent prendre du temps. Mais à long terme, sans aucun doute, les bénéfices sont réels.


Le livre possède néanmoins quelques points faibles, notamment un style verbeux qui m'a demandé un gros travail de résumé. Le découpage en trois parties est également selon moi assez optionnel : DA aurait pu se concentrer sur la msie en place de la méthode (partie 2) et intégrer les contenus des parties 1 et 3 derrière chaque étape. Il a souhaité séparer ces contenus, malheureusement cela donne lieu à certaines redites qui peuvent se ressentir à travers le résumé qui essaye de garder le découpage initial du livre.


Une lecture que je conseille donc à absolument tout le monde, déjà pour mettre en regard son propre système organisationnel face à la GTD. Cette comparaison peut être riche en enseignements et nous aider à devenir tout simplement meilleurs.


################résumé terminé le 16 septembre 2011#################